Une économie de clics en vue (tutoriel)

Le nouveau formulaire de gestion du temps express a été conçu pour sauver du temps de saisie. Il nécessite jusqu’à six clics de moins pour l’enregistrement d’une seule tâche!

Pour ce faire, vous devez bien configurer votre liste personnalisée. Celle-ci doit comprendre, à la fois, vos actions et vos tâches les plus utilisées. Vous pourrez aussi personnaliser le libellé des actions du PAA (et le rendre plus significatif pour vous).

Cochez les tâches et les actions désirées et appuyez sur le bouton « Ajouter » dans le bas de la liste. L’ordre d’affichage va se construire au fur et à mesure que vous ajoutez des éléments. Vous pouvez aussi le modifier en tout temps en appuyant sur « Modifier l’ordre d’affichage ».

Chaque ligne commence avec la lettre A (action) ou T (tâche) et affiche le numéro de code correspondant. Le libellé personnalisé permet de le rendre plus significatif et plus court pour la recherche dans la liste déroulante. Une attention particulière doit être portée aux premiers caractères, surtout si vous utilisez les lettres du clavier pour sélectionner les éléments. Vous connaissez le code des actions par cœur? Utilisez-le pour faciliter la recherche. Vous préférez un mot-clé? Vous pouvez appliquer le même principe.

La colonne « Par défaut » permet de sélectionner à qui attribuer cette tâche ou action. Il est possible de choisir l’Organisation, le Client ou le Projet ou même d’effectuer des combinaisons. Ce choix pourra être modifié en tout temps lors de la saisie quotidienne.

Lorsqu’une action du PAA est sélectionnée, cela nécessite de préciser la tâche effectuée. Pour faciliter la sélection, il est possible d’associer les tâches qui reviennent le plus souvent par action et elles seront affichées en premier dans la liste. Vous utilisez toujours la même tâche pour une action? Choisissez-en une seule et elle sera sélectionnée par défaut à toutes les fois. Un autre clic en moins!

La liste peut être personnalisée pour chaque utilisateur, cependant, la configuration initiale nécessite du temps. La fonction « Obtenir la liste d’un autre conseiller » permet de commencer les modifications à partir de données existantes. Si vous désirez fonctionner d’une façon unique dans votre organisation, construisez votre liste commune et copier-la, pour tout le monde!

Et surtout, n’oubliez pas d’enregistrer vos modifications à l’aide du bouton « Enregistrer » avant de quitter l’écran.

Formulaire de saisie

Pour saisir les données de la gestion du temps, il faut tout d’abord ajouter une ou plusieurs lignes en appuyant sur le bouton avec le « + ». Pour accélérer la saisie, il vous suffit d’ajouter plusieurs lignes à la fois.

L’enregistrement du formulaire se fait en temps réel, cependant un minimum d’informations doivent être saisies pour permettre l’inscription. Minimalement, vous devez sélectionner une tâche ou une action, saisir du temps et attribuer votre tâche à l’organisation, un client ou un projet. Un trait rouge apparaît sous la ligne tant et aussi longtemps que la tâche n’est pas enregistrée.

Une case à cocher permet d’activer le mode suppression. Le raccourci vers le compte de dépenses se transforme en bouton pour supprimer. La ligne sera supprimée, mais ne disparaîtra pas avant que l’écran soit rafraîchi.

Répartir du temps d’une même tâche pour plusieurs clients

L’ajout d’une nouvelle fonction de duplication permet de facilement copier le contenu d’un enregistrement et peut servir aussi à répartir le temps d’une tâche à plusieurs clients. Pour ce faire, créez un enregistrement, sélectionnez la tâche et le premier client concerné. Dans la durée, veuillez inscrire le temps total de la tâche divisé par le nombre de clients (ex. : 7,5 heures divisées en 10 clients = 45 minutes chacun). Dupliquez cette ligne dix fois, sélectionnez les dix clients différents et le tour est joué!

L’ancienne et la nouvelle façon de faire

Veuillez noter que l’information inscrite dans le nouveau formulaire est exactement la même que dans l’ancien module de gestion du temps, ce qui signifie que vous pouvez passer d’un formulaire à l’autre sans problème, selon vos besoins.

N’hésitez pas à essayer notre nouveau formulaire et à nous faire part de vos commentaires!